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Gestão do tempo: como se organizar e ter mais produtividade

A gestão do tempo em projetos de arquitetura e marcenaria tem um impacto bastante expressivo, tendo em vista que essa organização serve como balizadora para o sucesso na entrega dos pedidos dentro do prazo exigido pelo cliente.

No entanto, para que ela seja, de fato, eficaz, e auxilie o marceneiro ou arquiteto em sua rotina laboral, são muitos os desafios a serem vencidos, conforme explica o consultor global da FranklinCovey Brasil, Renato Romero.

“A quantidade de problemas e interrupções que exigem decisão imediata ao longo da execução do projeto é realmente esmagadora, por isso, tomar decisões conforme necessário, tentar resolver um problema por vez o mais rápido possível e, em seguida, passar para o próximo, como uma linha de montagem, é o primeiro passo para uma execução de projeto perfeito e uma boa gestão do tempo”, destaca o especialista.

Vantagens da gestão do tempo

Nesse sentido, cabe ressaltar que as oportunidades de grande valor, as quais impactam na produtividade e, consequentemente, no resultado final do negócio, muitas vezes, não aparecem em uma ordem previsível e muito menos de forma linear.

De acordo com Romero, “se o marceneiro ou arquiteto não está consciente de suas prioridades e não planeja como executar o que mais importa de maneira crucial, com foco e qualidade, possivelmente irá realizar todos os passos do projeto de modo apressado e com baixa eficiência, confundindo, dessa forma atividade com produtividade”.

E devido à grande organização e minuciosidade exigida para o desenvolvimento perfeito de um projeto, hoje em dia, há uma ampla variedade de técnicas e ferramentas que auxiliam os profissionais na gestão do tempo. Assim, todas têm o objetivo de levar a um entendimento do cenário no qual o projeto está envolvido de modo a ajudar a esclarecer caminhos e organizar a rotina, facilitando, assim, a sua execução, a excelência e mesmo a redução do estresse no ambiente laboral. Conheça, a seguir, alguns exemplos.

Técnicas de gestão do tempo para marceneiros e arquitetos

1. Método GTD

A metodologia GTD (Getting Things Done) é aplicada em cinco passos. Primeiramente, coleta-se tudo que merece atenção de ser organizado, mediante o desenvolvimento de uma lista de tarefas. Posteriormente, passa-se para uma análise dessas atividades.

A seguir, começa a etapa de organização dos itens que permaneceram da etapa anterior, que pode ser feita da maneira da sua preferência. Passadas as três primeiras fases, inicia-se uma tarefa fundamental, a de reflexão. Ou seja, nesse momento são revisadas as listas feitas para garantir que não se está esquecendo de nenhuma tarefa. Essa fase deve ser feita pelo menos uma vez por semana. Por fim, chega o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.

2. Método Pomodoro

A chamada técnica Pomodoro é bastante utilizada em diversas áreas, e consiste em fazer uma divisão de fluxo de trabalho em intervalos de tempo, a fim de estimular o foco e a agilidade no funcionamento do cérebro.

Entretanto, diferente da técnica anterior, ela é desenvolvida em sete etapas. Assim, no primeiro momento, é feita uma lista de tarefas, depois cronometra-se cada etapa. Em seguida, seleciona-se uma delas para trabalhar sem interrupções no período de 25 minutos, tempo que foi programado na segunda fase.

Passado esse período, é feita uma pausa de 5 minutos, buscando algo que traga um certo relaxamento. Depois desse intervalo, a atividade deve ser retomada, respeitando sempre esse período (25 minutos de trabalho para cinco de descanso) e, transcorridos quatro pomodoros, deve ser feita uma pausa mais longa, de 30 minutos, para reiniciar o ciclo produtivo com uma nova tarefa. 

3. Método Kanban

Este método de gestão de tempo é bastante utilizado por grandes empresas, mas pode ser adotado por pequenas fábricas de móveis ou escritórios de arquitetura de uma forma bastante simplificada.

A metodologia consiste em agrupar tarefas em quadro dividido por listas. Manualmente ou com ajuda de um software, cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo, promovendo um acompanhamento visual estimulante e apurado de suas tarefas laborais.

O Kanban pode ser um bom aliado para que as complexas etapas de produção de um móvel personalizado, ou de um projeto de interiores, sejam monitoradas e ocorram no timing demandado.

Ferramentas para gestão de projetos

Assim como existem as técnicas que vimos anteriormente, há, também, ferramentas que podem ser usadas para os profissionais melhorarem a gestão do tempo. Entre elas, estão:

1. Todoist

Esta é uma ferramenta que gerencia listas de tarefas e as sincroniza em diversos dispositivos. Mas cabe ressaltar que as atividades criadas são passíveis de ser organizadas de duas formas: ou pela data da entrega ou quanto ao projeto do qual fazem parte.

Um dos diferenciais desse aplicativo de gestão do tempo é que ele cria subtarefas ou subprojetos. Assim, fica mais fácil dividir demandas maiores em pequenas tarefas, que parecerão mais viáveis. Além disso, um aspecto bastante interessante é que o Todoist também avalia a sua produtividade e apresenta dados sobre o seu desempenho ao longo do tempo.

2. Trello

O app Trello é uma das melhores e mais conhecidas ferramentas para gestão de projetos. Nela, é possível produzir listas customizadas e organizar tarefas, compartilhar arquivos, por exemplo. Além disso, você também pode fazer atribuição de atividades para outros membros de sua equipe, entre outras ações.

3. Asana

O Asana é um gerenciador de projetos colaborativo, que permite criar e cocriar listas de tarefas entre os membros da equipe, facilitando a gestão do tempo e a fluidez no fluxo de trabalho.

Assim, é possível realizar o acompanhamento de atividades com comentários, anexos e marcações, fazendo com que a equipe possa ter mais integração no desenvolvimento de projetos.

4. Monday

O Monday é considerado uma das melhores ferramentas de gestão do tempo e projetos disponíveis no mercado. Ele oferece diferentes recursos de colaboração e comunicação entre os times - como painéis detalhados. Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das atividades e os resultados alcançados.

E então, você pensa em adotar alguma dessas ideias para gestão do tempo? Que outros recursos você utiliza para organizar sua agenda de trabalho e otimizar seu período produtivo? Deixe sua mensagem nos comentários. 

Gestão de custos da marcenaria

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