Administrar uma empresa nova não é uma tarefa fácil, especialmente para quem nunca fez isso antes. Há muitos termos com os quais é necessário se familiarizar e índices que precisam ser controlados mensalmente. Mas, com a administração correta, é possível fazer seu negócio prosperar.
Pensando nisso, o professor de economia e finanças Eduardo Menicucci elencou algumas dicas essenciais para gestores de pequenas empresas e profissionais autônomos. Confira a seguir!
Fluxo de caixa e balanço financeiro
“É importante começar pelo mais elementar, o mais simples, o mais básico, que é o fluxo de caixa, também chamado de método direto (entradas e saídas de dinheiro)”, explica Menicucci. “Imagine que sua empresa tenha só uma conta corrente e esse fluxo de caixa é tudo que entrou e tudo que saiu”, continua o professor, destacando que a ideia é que seja todo mês positivo - ou seja, mais capital entre do que saia.
Além de se atentar ao fluxo de caixa, há outros dois elementos da contabilidade que precisam de uma atenção especial na administração de uma empresa: o balanço patrimonial e a demonstração de resultado do exercício (DRE).
O primeiro é um relatório que elenca todos os ativos e passivos da empresa, mostrando a situação contábil e financeira da organização. Ou seja, todos os seus bens e fontes de recursos (ativos), bem como dívidas, direitos e obrigações (passivos).
Já o segundo, considerado pelo professor o mais importante, é o DRE, que de forma simples pode ser definido em três linhas: receita (faturamento), custos e despesas. Com esse cálculo é possível verificar a saúde financeira da empresa, ou seja, determina se ela teve lucro ou prejuízo no período observado.
“Entre a receita e o custo tem uma linha que chama-se ‘lucro bruto’ ou ‘margem de contribuição', esse é um índice financeiro que o gestor precisa se atentar mensalmente, fazendo o cálculo receita menos custo”, pontua Menicucci. “Depois de tirar as despesas, tem um próximo índice financeiro que muitas vezes é chamado de Ebitda (lucro antes dos juros, impostos, depreciação e amortização), ou seja, é o resultado do lucro operacional”, continua o professor.
“Então é preciso calcular receita menos custo, lucro bruto e margem bruta. Esse lucro menos as despesas e o lucro operacional (Ebitda) é um índice financeiro que precisa ser muito acompanhado, porque só a partir dele poderemos determinar se a operação está gerando resultado.”
Erros de gestão e pontos de atenção
Ainda segundo o professor, o principal erro de gestão de pequenas empresas e profissionais autônomos é misturar pessoa física com pessoa jurídica.
“Esse é o principal erro porque são duas entidades que devem ser completamente separadas. Então às vezes o empresário está ali agoniado, precisando pagar alguma coisa, no CNPJ não tem dinheiro e ele acaba mandando recursos da conta da pessoa física para a conta da empresa com aquela ideia de que depois vai retornar esse dinheiro mas isso faz ele se perder nas contas”, explica Menicucci. “Eu sugiro que os empresários evitem ao máximo fazer isso, é importante criar uma regra de que isso não pode acontecer em nenhum cenário.”
Outra expressão importante que deve estar no radar dos gestores é o markup.
“Para entender esse termo, imagine um comerciante que compra uma determinada mercadoria para vender por 100 reais. Ele vai aplicar o cálculo de markup 100% ou de duas vezes sobre o produto. Ou seja, ele vai vender essa mercadoria por 200 reais e, quando ele receber esse valor, 100 reais já vão estar comprometidos para pagar a mercadoria, já os outros 100 reais vão servir para pagar as despesas, os tributos e também serão o lucro do empresário”, esclarece Menicucci.
“Então o cálculo do lucro deve ter como base essa ideia de markup para ficar mais fácil de conseguir chegar a uma base de lucro desejada. Isso se aplica também para as indústrias que precisam calcular o custo de um produto fabricado”, continua.
Por fim, Menicucci resumiu suas dicas em três tópicos principais. Para ele, o segredo para quem está começando a administrar uma empresa está em:
- não misturar pessoa física com pessoa jurídica;
- observar mensalmente se as vendas serão recebidas naquele mesmo mês ou no seguinte; e
- ao mesmo tempo verificar se as compras serão pagas no mesmo mês ou se há um prazo maior.
“Para não se perder na gestão o mais importante é montar esse fluxo de caixa, registrando as entradas e saídas, sabendo que os tributos são pagos mensalmente e sabendo que folha também é paga mensalmente”, finaliza o professor.
