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Dicas de organização e gestão de tempo para melhorar suas entregas

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Evitar a procrastinação e otimizar seu tempo são pontos essenciais para melhorar quantidade e qualidade de suas entregas profissionais

Trabalhar com projetos, seja na arquitetura ou design de interiores, ou produtos personalizados, como na fabricação de móveis, exige dedicação, atenção e tempo. Entregar um trabalho de qualidade, dentro do prazo e das expectativas alinhadas lá no contrato depende de sua gestão de tempo.

Para além dessa demanda profissional, a gestão de tempo é necessária para organizar o dia a dia em casa, em família, para estudos, para o lazer e assim em diante. A rotina de trabalho é importante, tanto na gestão como na produção, mas não pode ultrapassar os limites saudáveis até para não comprometer a produtividade e a saúde mental.

Acompanhe a seguir as principais dicas de organização e gestão de tempo para entregar seu trabalho evitando estresse.

Definindo uma rotina de trabalho

Rotina é planejamento, e deve ter espaço para seu trabalho e sua vida pessoal. Daniel Alves, consultor empresarial e especialista em gestão organizacional, compartilha pontos importantes para se organizar:

“Planeje sua rotina com base na sua lista de afazeres e nas suas metas, distribua as atividades ao longo do dia, sendo realista e contando com imprevistos. Planeje pausas — falando em ser realista, é importante planejar pequenas pausas entre suas atividades para manter a disposição. Evite o acúmulo de tarefas — mantenha-se fiel ao seu planejamento e não deixe para fazer nada na última hora. Use recursos de organização — agendas físicas ou virtuais, planners, softwares de gestão de projetos, aplicativos etc. Veja com qual recurso você se adapta melhor e faça da gestão um hábito — por fim, mantenha a constância e a gestão do tempo se tornará um hábito em sua rotina.”

Afinal, tempo é dinheiro. Esse tema foi abordado, inclusive, no episódio de ForMóbile #NoSofá sobre precificação para marcenarias. Assista e saiba como atribuir valor ao seu tempo de trabalho.

A importância do descanso

Descansar reflete na saúde física e mental. Além das pausas durante o período de trabalho, o seu tempo livre também deve ser relaxante. Ao acumular tarefas e gerar mais estresse, corpo e mente podem ser comprometidos, e aí pode esquecer da produtividade, a força, atenção e outros fatores indispensáveis para produzir com qualidade.

Alves explica que “você precisa saber, por exemplo, quantas horas de sono por noite é preciso para ser produtivo. Qual sua capacidade em se focar em uma tarefa, por quanto tempo. Quantos minutos você precisa para desfrutar de refeições, se preparar para uma reunião, desempenhar tarefas, lidar com relatórios? Isso tudo conta para a gestão de tempo”.

Neste ponto, para descansar sem prejuízos ao restante da rotina, o autoconhecimento é seu maior aliado.

E no trabalho remoto?

Ao trabalhar de casa, o que já era relativamente comum entre os arquitetos, designers e projetistas, ainda é mais importante organizar o tempo a seu favor, sem comprometer a agenda e os projetos. O tempo de trabalho deve ser para trabalho, e não para as tarefas domésticas – e vice-versa.

Daniel Alves deixa a dica para utilizar aplicativos e ferramentas de gestão de atividades. “Se usar um aplicativo que filtre a agenda, use-o para apresentar somente atividades de trabalho durante o expediente”, comenta. Planejar a semana e antecipar quais tarefas e entregas são mais importantes a cada dia é essencial.

Ainda valem algumas dicas que se popularizaram nos últimos anos: prepare-se para trabalhar normalmente, tenha um ambiente adequado para trabalhar, faça pausas ao longo do dia, se alimente bem etc.

Sobre este tema, confira também como organizar o trabalho híbrido em um escritório de arquitetura.

3 dicas para melhorar a gestão de tempo

A seguir, confira as principais dicas para otimizar sua rotina de trabalho!

Experimente a técnica Pomodoro

Idealizada por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, esta técnica pode servir para realizar tarefas importantes que precisam de foco. Ela é bem simples. Você usa um cronômetro para dividir períodos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos. E assim vai por duas horas, quando é possível fazer uma pausa maior. Fica assim:

25 minutos de foco > 5 minutos de descanso > 25 minutos de foco > 5 minutos de descanso > 25 minutos de foco > 5 minutos de descanso > 25 minutos de foco > até 30 minutos de descanso

E então recomeçam os Pomodoros. A técnica é interessante por incentivar o foco e recompensar com pausas para respirar, pensar, se alongar e logo voltar ao trabalho. Existem diversos aplicativos e sites, gratuitos, com cronômetro e alertas alinhados com a técnica Pomodoro.

Evite distrações e a procrastinação

Pode parecer complicado reafirmar isso como uma dica de gestão de tempo, mas sim, é interessante aprender a lidar com as distrações durante o trabalho e evitar a procrastinação.

Mensagens em redes sociais, televisão e conversas paralelas são as distrações mais comuns. Utilize suas pausas para essas necessidades e mantenha-se motivado com o trabalho, mesmo que fazendo um pouco por vez. Se for procrastinar uma tarefa, ao menos comece outra que está na fila, o que também funciona para trocar um pouco de pensamento sem acumular trabalho para outra hora. Só não esqueça de voltar à tarefa inicial, ok?

Cuide da saúde mental

Estar com a cabeça funcionando bem é indispensável em qualquer trabalho, mas principalmente se trabalhamos com criatividade. Se quer produzir mais e melhor, sem prejuízos ao seu tempo, é importante cuidar da saúde mental.

Aqui entram uma série de dicas: durma bem, siga uma alimentação saudável e nutritiva, pratique exercícios físicos, mantenha contato com amigos e família, estude algum tema, troque ideias com os colegas de trabalho e assim em diante. Leve seus momentos de descanso a sério, a quando tiver férias para tirar aproveite!

Esperamos que todas essas dicas possam ser úteis na sua gestão de tempo. É marceneiro ou marceneira? Saiba mais sobre como identificar o momento para terceirizar o trabalho da sua marcenaria.

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